Datenschutzordnung des TVG

Präambel

Der Tennisverein Großbettlingen e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten, Fotos und Videos (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)  zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 § 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmer/-innen am Sport- und Kursbetrieb, Mitarbeiter/-innen und Sponsoren sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden zum Zwecke des Ligabetriebs personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Sportverbände weitergeleitet, welche diese veröffentlichen. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 § 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

(1)   Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungs-tätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

(2)  Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, die Namen und ggf. Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

(3)  Im Rahmen der Dienstpflichten eines Mitglieds verwaltet der Verein Plan- und Istdaten zum Arbeitsdienst und zur Bewirtung.

(4)  Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden grundsätzlich nur verarbeitet oder genutzt, wenn sie zur Förderung des Vereinszwecks nützlich sind (wie etwa Telefon, Fax und E-Mail) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegensteht.

(5)  Jedem Vereinsmitglied wird eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

(6)  Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Spielerlizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

(7)  Als Mitglied des Württembergischen Landessportbundes e.V. (WLSB) ist der Verein verpflichtet, seine Mitglieder an den WLSB zu melden. Übermittelt werden dabei Vor- und Nachname, das Geburtsdatum, das Geschlecht, ausgeübte Sportarten und die Vereinsmitgliedsnummer. Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben werden zusätzlich die vollständige Adresse, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, Beginn und Ende der Funktion sowie die Bezeichnung der Funktion im Verein übermittelt.

(8)  Im Rahmen von Liga-Spielen, Turnieren, Wettkämpfen oder ähnlichen Veranstaltungen meldet der Verein Ergebnisse und besondere Ereignisse an die Sportfachverbände, deren Sportarten im Verein betrieben werden.

§ 3 Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitern

(1)Zum Zwecke der Lohnabrechnung werden von den Beschäftigten des Tennisvereins der Name, der Vorname, die Adresse, ggf. die Religionszugehörigkeit, Steuernummer verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO.

(2)Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden zur Außendarstellung des Vereins und zur Erlangung von Übungsleiterzuschüssen personenbezogene Daten der Trainer an diese weitergeleitet.

§ 4 Verarbeitung personenbezogener Daten von Sponsoren

(1)Sponsoren unterstützen den Verein unmittelbar oder mittelbar über beauftragte Sponsoringagenturen durch Werbeanzeigen, Bandenwerbung, Geld- und Sachspenden und Sonderkonditionen bei Einkäufen.

(2) Der Vorstand verwaltet die Kontaktdaten von Sponsoren und potentiellen Sponsoren. Weiterhin wird die Aktionshistorie und von Sponsoren überlassene Unterlagen zur Erstellung von Anzeigen über 10 Jahre verwaltet.

(3)Der Verein tauscht die Kontaktdaten mit den beauftragten Sponsoring Agenturen aus.

§ 5 Fotos

(1)Vom Vorstand autorisierte Mitglieder fertigen Fotos und Videos der Mitglieder bei Training, Wettkampf, Veranstaltungen etc an. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit werden diese Aufnahmen in Zeitungsartikeln, Newslettern, Chroniken etc. auf der Vereinswebseite www.tvgrossbettlingen.de, auf den Social-Media-Seiten, in Flyern und Aushängen des Vereins veröffentlicht. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO

(2)  Aufnahmen werden den Mitgliedern in einem mit Passwort geschützten Bereich der Vereinswebsite für die Dauer von 6 Wochen zum Download zur Verfügung gestellt.

(3)  Zum Zwecke einer Vereinschronik werden die Fotos und Videos werden in einem Foto und Videoarchiv verwaltet.

(4)  Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

(5)  Kompromittierende Aufnahmen werden vom Verein nicht veröffentlicht.

(6)  Ein Mitglied hat jeder Zeit das Recht - mit Wirkung für die Zukunft - beim Vorstand die Einwilligung, Aufnahmen zu nutzen zu widerrufen. Nach Widerruf werden veröffentlichte Fotos/ Videos aus den Internetauftritten des Vereins entfernt, und keine weiteren Fotos/ Videos eingestellt..

(7)  Eine Weiterverwendung von Inhalten - welche der Tennisverein veröffentlicht - durch Dritte kann grundsätzlich nicht ausgeschlossen werden. Daher ergibt sich kein Haftungsanspruch gegenüber dem Tennisverein Großbettlingen  e.V.

§ 6 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

(1)Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

(2)  Hierzu zählen insbesondere Ergebnisse bei Verbandsspielen und Meisterschaften die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Leistungsklasse, Alter oder Geburtsjahrgang.

(3)  Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiter(-innen, Mannschaftsführer/-innen, Mannschaftsbetreuern, der Übungsleiter/-innen mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

(4)  Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt. Der Verein benachrichtigt WTB und WLSB von dem Widerspruch des Mitglieds.

§ 7 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

(1)Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Vorstandssprecher zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

(2)  Der Vorstandssprecher stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

(3)Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als den zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus.

§ 8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

(1)  Der Verein unterhält eine Homepage. Die Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem „Pressewart“. Der Pressewart ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

(2)  Redaktionelle Änderungen nimmt im Wesentlichen der Pressewart vor. Im Rahmen Ihrer Aufgabengebiete dürfen der Schriftführer, der Sportwart, der Jugendwart, der Hauswart der Webmaster redaktionelle Änderungen vornehmen.

(3)  Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 9 Rechte der Mitglieder, Mitarbeitern und Sponsoren

Jedes Mitglied, jeder Mitarbeiter hat das Recht darauf,

(1)Auskunft über die zu seiner Person/seiner Firma gespeicherten Daten zu erhalten,

(2)  dass die zu seiner Person/seiner Firma  gespeicherten Daten berichtigt werden, wenn sie unrichtig sind,

(3)  dass die zu seiner Person/seiner Firma gespeicherten Daten gesperrt werden, wenn sich bei behaupteten Fehlern weder deren Richtigkeit noch deren Unrichtigkeit feststellen lässt,

(4)  dass die zu seiner Person/Firma gespeicherten Daten gelöscht werden, wenn die Speicherung unzulässig war oder die Zwecke für die sie erhoben und gespeichert wurden nicht mehr notwendig sind,

(5)  der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu widersprechen,

(6)  seine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

§ 10  Pflichten der Mitglieder und Mitarbeiter

 

(1)Die Mitglieder sind verpflichtet, den Verein laufend über Änderungen in ihren persönlichen Verhältnissen schriftlich zu informieren. Dazu gehört insbesondere:

a)  die Mitteilung von Kontaktdaten (Anschrift, Telefonummer, E-Mail-Adresse)

b)  Änderung der Bankverbindung bei der Teilnahme am Einzugsverfahren

c)  Mitteilung von persönlichen Veränderungen, die für das Beitragswesen relevant sind (z.B. Beendigung der Schulausbildung, etc.) 

(2)  Nachteile, die dem Mitglied dadurch entstehen, dass es dem Verein die erforderlichen Änderungen nach Abs. (1) nicht mitteilt, gehen nicht zu Lasten des Vereins und können diesem nicht entgegengehalten werden. Entsteht dem Verein dadurch ein Schaden, ist das Mitglied zum Ausgleich verpflichtet.

§ 11 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

(1)Im - mit einem Passwort geschützten - Mitgliederbereich wird eine Telefonliste veröffentlicht, welche den Mitgliedern dienen soll, mit anderen Mitgliedern Spiele zu vereinbaren.

(2)  Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Funktionsträger/-innen und Mitarbeiter/-innen im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern, Mannschaftsführern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

(3)  Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

(4)  Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen, Anschrift und E-Mail Adressen als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 12 Kommunikation per E-Mail

(1)Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

(2)  Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 13 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

(1)Alle Funktionsträger/-innen und Mitarbeiter/-innen im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiter/-innen, Übungsleiter/-innen, Mannschaftsführer/innen und Mannschaftsbetreuer/-innen, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 14 Datenschutzbeauftragter

Im Verein sind weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt. Auch die anderen Kriterien nach § 39 BDSG sind für den Verein derzeit nicht relevant. Daher ist vom Verein kein Datenschutzbeauftragter zu bestellen. Sollten die gesetzlichen Kriterien erfüllt sein, wird der Verein einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Bis dahin überwacht der Vorstand die Einhaltung der Datenschutzordnung und prüft die relevanten Gesetzesänderungen und die Rechtsprechung auf Relevanz zur Anpassung der Datenschutzordnung.

§ 15 Austritt aus dem Verein

(1)Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden.

(2)  Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.

§ 16 Ende der Geschäftsbeziehung zu einem Sponsor

(1)Beim dauerhaften Ende einer Geschäftsbeziehung zu einem Sponsor werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu Vereinszwecken verwendet werden.

(2)  Personenbezogene Daten des ehemaligen Sponsors, welche die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.

§ 17 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

  1.  Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder – weitergabe ist untersagt.

(2)  Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

(3)Die Beschwerde kann online unter https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschwerde-online-einreichen/ eingereicht werden.

§ 18 Änderungen der Datenschutzordnung

Diese Datenschutzordnung kann durch Beschluss durch den erweiterten Vorstand geändert werden.

§ 19 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den erweiterten Vorstand des Vereins am 28. Januar.2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Website des Vereins in Kraft.

Großbettlingen, den 29. Januar 2019

 

 

 

 

 

 

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